[2023 version] Chức năng quản lý tuyển dụng

Nội dung chính

A. Tạo quy trình tuyển dụng (chi tiết)

1. Tạo quy trình tuyển dụng mới (chi tiết)

2. Chỉnh sửa quy trình tuyển dụng sẵn có (chi tiết)

B. Tạo tin tuyển dụng (chi tiết)

C. Lấy đường dẫn tới trang tổng hợp tin tuyển dụng (chi tiết)

D. Quản lý ứng viên (chi tiết)

1. Xem thông tin ứng viên (chi tiết)

E. Quản lý quy trình tuyển dụng (chi tiết)

1. Xem kết quả đánh giá ứng viên của từng vòng (chi tiết)

2. Cập nhật quy trình đánh giá ứng viên (chi tiết)

A. Tạo quy trình tuyển dụng

1. Tạo quy trình tuyển dụng mới

Tài khoản được phân quyền có thể tạo sẵn các quy trình tuyển dụng được sử dụng nhiều lần, sau đó áp dụng cho những tin tuyển dụng có quy trình tương ứng. Thao tác cụ thể như sau:

Thứ tự thao tác:
 Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Mẫu quy trình   > Tạo mới > Điền tên quy trình > Tạo quy trình > Điền tên từng vòng quy trình và mô tả > Tạo mới.

Bước 1: Nhập thông tin chung của quy trình

Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Mẫu quy trình  > Tạo mới  > Điền tên quy trình

Bước 2: Tạo các vòng tuyển dụng trong quy trình

Tạo quy trình > Điền tên từng vòng quy trình và mô tả > Tạo mới

Bước 3: Phân công người phụ trách từng vòng

Phân công > Tất cả nhân viên > Tick chọn nhân viên cần phân công > Phân công

Lưu ý: 

• Một vòng phỏng vấn có thể có nhiều người phụ trách, các người phụ trách chỉ có thể xem và nhận xét ứng viên.

• Trưởng nhóm sẽ là người đưa ra quyết định chính thức (Đạt/Không đạt) cho vòng phỏng vấn. Cần tick chọn trưởng nhóm cho nhân viên có quyền đưa ra quyết định chính thức đổi với vòng phỏng vấn.

2. Chỉnh sửa quy trình tuyển dụng sẵn có

Thứ tự thao tác:
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Mẫu quy trình > Cập nhật > Chọn mẫu quy trình cần chỉnh sửa > Chỉnh sửa quy trình > Cập nhật

B. Tạo tin tuyển dụng

Để tạo tin tuyển dụng, thứ tự thao tác như sau:

Thứ tự thao tác:
 Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Tạo tin > Điền các thông tin việc làm > Tạo mới > Tạo mới hoặc chọn quy trình tuyển dụng có sẵn cho tin tuyển dụng (nếu cần)

Bước 1: Tạo tin tuyển dụng

Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Tạo tin > Điền các thông tin việc làm > Tạo mới 

Chú thích:

Khái niệm	Giải thích
Vị trí tuyển dụng	Vị trí công ty đang muốn tuyển dụng
Địa điểm	Địa điểm làm việc của tin tuyển dụng
Mức lương	:  Không cần điền mức lương cho vị trí đang tuyển dụng : Cần điền mức lương cho vị trí đang tuyển dụng
Ngày hết hạn	Là ngày mà tin tuyển dụng sẽ đóng
	Tin sẽ không hiển thị ở trang tuyển dụng
	Tin sẽ không hiển thị ở trang tuyển dụng

Bước 2: Tạo mới hoặc chọn quy trình tuyển dụng có sẵn cho tin tuyển dụng (nếu cần)

Trường hợp tạo mới quy trình tuyển dụng:

OK > Thủ công > Điền thông tin vòng tuyển dụng > Tạo mới > Các bước còn lại tương tự mục A

Lưu ý:

• Nhấn nút   để tạo thêm vòng tuyển dụng

   

Trường hợp sử dụng quy trình tuyển dụng có sẵn:

OK >  Mẫu có sẵn > Chọn mẫu > Lưu

C. Lấy đường dẫn tới trang tổng hợp tin tuyển dụng

Các tin tuyển dụng được tạo trên hệ thống sẽ được tổng hợp ở một trang tuyển dụng để ứng viên có thể ứng tuyển trực tiếp tại đây.

Để lấy đường dẫn tới trang tổng hợp tin tuyển dụng, thao tác như sau:

Thứ tự thao tác:
 Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Cấu hình > Copy đường link tuyển dụng

Giao diện website hiển thị tin tuyển dụng:

Lưu ý:

• Tính năng dùng tên miền riêng đang được phát triển

D. Quản lý ứng viên

1. Xem thông tin ứng viên

Thứ tự thao tác:
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Biểu tượng tại tin tuyển dụng muốn xem 

Lưu ý: 

• Bấm vào biểu tượng   để xem thông tin chi tiết từng ứng viên:

E. Quản lý quy trình tuyển dụng

1. Xem kết quả đánh giá ứng viên của từng vòng

Thứ tự thao tác:
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Biểu tượng  tại tin tuyển dụng muốn xem > Biểu tượng

2. Cập nhật quy trình đánh giá ứng viên

Sau khi đã có kết quả đánh giá, người tạo tin tuyển dụng có thể cập nhật quy trình đánh giá ứng viên như sau:

Thứ tự thao tác:
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Tuyển dụng > Biểu tượng  tại tin tuyển dụng muốn xem > Thay đổi trạng thái

Lưu ý:

Khi kết thúc quy trình tuyển dụng:

• Ứng viên được chuyển sang trạng thái [Chấp nhận offer], admin có thể tạo tài khoản cho nhân viên trên terra bằng cách nhấn vào biểu tượng .

• Trường hợp chuyển ứng viên sang trạng thái [Không đạt], admin có thể chọn gửi mail từ chối theo form sẵn của terra.

Mẫu email có sẵn của terra:

"Dear ……(name)……………,

We hope you're doing well and thank you so much for your patience in waiting for feedback from us.

I would like to thank you for your interest in the ……………(position)……………………….. position at Vina Payroll Outsourcing and for the time you’ve invested in the interview process.

Though your qualifications are impressive, the selection process was highly competitive and we have decided to move forward with a candidate whose qualifications better meet our needs at this time.  Please don't take this as notice that we are not interested in your qualifications. We do encourage you to apply for another role within our company when an appropriate role becomes available.

On behalf of (Company name), we wish you all of the best in your current job search and trust that you will find a position that will suit your needs."