[2023 Version] Quản lý yêu cầu thanh toán

Nội dung chính:

A. Quản lý yêu cầu thanh toán (chi tiết)

1. Xem chi tiết yêu cầu thanh toán (chi tiết)

2. Cập nhật trạng thái thanh toán của yêu cầu thanh toán (chi tiết)

3. Xuất chứng từ liên quan đến yêu cầu thanh toán từ hệ thống (chi tiết)

4. Xuất file PDF của yêu cầu thanh toán (chi tiết)

5. Tạo báo cáo yêu cầu thanh toán từ hệ thống (chi tiết)

B. Tạo nhà cung cấp (chi tiết)

C. Quản lý mẫu yêu cầu thanh toán (chi tiết)

A. Quản lý yêu cầu thanh toán

Để truy cập màn hình quản lý yêu cầu thanh toán, admin hoặc tài khoản được phân quyền thao tác như sau:

Công ty > Yêu cầu thanh toán > Kéo ngang để xem hết nội dung 

Tại đây, admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể thực hiện các thao tác quản lý:

1. Xem chi tiết yêu cầu thanh toán

Nhấn vào biểu tượng tại yêu cầu thanh toán muốn xem chi tiết

2. Cập nhật trạng thái thanh toán của yêu cầu thanh toán (dành cho nhân viên có nghĩa vụ xử lí yêu cầu thanh toán được phân quyền trên hệ thống).

Nhấn chọn một hoặc các yêu cầu thanh toán cần cập nhật > Biểu tượng  hoặc nút > Chọn trạng thái phù hợp > Chỉnh sửa

Ghi chú:

Các trạng thái thanh toán	Giải thích
Chưa gửi duyệt	Yêu cầu thanh toán chưa được duyệt
Đã duyệt	Người có nghĩa vụ xử lí đã duyệt yêu cầu thanh toán
Đang xử lí	Người có nghĩa vụ đã bắt đầu xử lí yêu cầu thanh toán
Chờ thanh toán	Người có nghĩa vụ đã bắt đầu thanh toán cho người tạo yêu cầu

Lưu ý:

• Trạng thái phê duyệt thuộc về người phê duyệt yêu cầu thanh toán, không thể chỉnh sửa trên màn hình này. Chỉ có thể cập nhật trạng thái thanh toán.

3. Xuất chứng từ liên quan đến yêu cầu thanh toán từ hệ thống

Chọn một hoặc nhiều yêu cầu thanh toán cần xuất chứng từ > Nút

4. Xuất bản PDF của yêu cầu thanh toán 

Chọn một hoặc nhiều yêu cầu thanh toán cần xuất pdf > Nút > Chọn định dạng cần xuất > Xác nhận

Mẫu file pdf xuất từ hệ thống 

5. Tạo báo cáo yêu cầu thanh toán từ hệ thống

Nút > Chọn thời gian cần xuất báo cáo > Xác nhận

Mẫu file báo cáo xuất từ hệ thống

B. Tạo nhà cung cấp 

Trong trường hợp công ty có các nhà cung cấp thường phải thanh toán định kỳ, admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể tạo thông tin các nhà cung cấp đó trên hệ thống, để khi nhân viên tạo yêu cầu thanh toán định kỳ có thể chọn các nhà cung cấp gồm các thông tin đã được thiết lập sẵn. Thao tác tạo nhà cung cấp như sau:

Công ty > Yêu cầu thanh toán > Nhà cung cấp > Tạo mới > Điền thông tin cần thiết > Tạo mới

C. Quản lý mẫu yêu cầu thanh toán 

Đối với những công ty cần đính kèm minh chứng theo đúng mẫu yêu cầu của công ty, bên cạnh việc cho nhân viên tạo yêu cầu thanh toán trên hệ thống để quản lý, hệ thống có hỗ trợ admin hoặc tài khoản được phân quyền thêm mẫu yêu cầu thanh toán của riêng công ty để nhân viên tải xuống, điền thông tin và đính kèm đơn được tạo trên hệ thống. 

Công ty > Yêu cầu thanh toán > Quản lý mẫu yêu cầu thanh toán > Tạo mới > Nhập tên mẫu > Tải mẫu lên > Lưu

Màn hình tạo đơn của nhân viên sẽ hiển thị file mẫu yêu cầu thanh toán để nhân viên tải về và điền thông tin sau đó đính kèm trong đơn: