[2023 Version] Thiết lập ca làm việc

Nội dung chính:

A. Thiết lập ca cơ bản (chi tiết)

B. Thiết lập ca linh hoạt (chi tiết)

C. Thiết lập ca tối thiểu (chi tiết)

D. Tạo mẫu template ca (chi tiết)

A. Thiết lập ca cơ bản

Hệ thống có tính năng tạo ca và xếp ca phù hợp cho các nhà máy, xí nghiệp hoặc các công ty có nhu cầu cho nhân viên làm việc theo ca. Để phân công nhân viên đi làm ca, admin hoặc tài khoản được phân quyền cần tạo ca làm theo hướng dẫn sau:

 Thứ tự thao tác: 
 Công ty > Thiết lập > Quản lý ca > Tạo mới > Điền thông tin ca >   Tạo mới

Chú thích: 

Khái niệm	Giải thích
Mã	Nhập mã (tên) ca làm việc
Vào - Ra	Nhập thời gian Bắt đầu - Kết thúc ca làm việc, nếu thời gian Kết thúc nhỏ hơn thời gian Bắt đầu, hệ thống sẽ thêm biểu tượng  để biểu thị ca kéo dài đến ngày hôm sau.
Giờ nghỉ (S) - Giờ nghỉ (E)	Nhập thời gian Bắt đầu - Kết thúc giờ giải lao (nếu có) nếu thời gian Kết thúc nhỏ hơn thời gian Bắt đầu, hệ thống sẽ thêm biểu tượng  để biểu thị giờ giải lao dài đến ngày hôm sau
Kí tự	Nhập kí hiệu của ca để dễ phân biệt khi nhìn vào màn hình xếp ca
Màu sắc	Chọn màu sắc đại diện cho ca để dễ phân biệt khi xếp ca
Số công	Đơn vị quy đổi từ Tổng số giờ, nếu chấm công đủ Tổng số giờ quy định của ca, nhân viên sẽ được ghi nhân số công tương ứng theo thiết lập ban đầu của ca (chỉ điền nếu cần)

Lưu ý:

• Thời gian nghỉ giải lao sẽ không được tính vào thời gian làm việc

• KHÔNG thể xóa ca đã tạo, chỉ có thể chỉnh sửa bằng thao tác:

 Biểu tượng điều chỉnh > Chỉnh sửa thông tin > Cập nhật 

Sau khi đã thiết lập ca, admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể tiến hành xếp ca cho nhân viên theo hướng dẫn sau.

B. Thiết lập ca linh hoạt

Chỉ thiết lập được ca linh hoạt khi đã kích hoạt tính năng ca gãy, vui lòng liên hệ với Bộ phận chăm sóc khách hàng của terra để được kích hoạt tính năng trên.

Ca linh hoạt được sử dụng để nhân viên có thể chấm công vào bất kỳ thời gian nào, miễn thời gian chấm công nằm trong khung giờ quy định của ca. Để thiết lập ca linh hoạt, thao tác như sau:

Thứ tự thao tác:
Công ty > Thiết lập > Quản lý ca > Tạo mới > Chọn Ca linh hoạt > Điền thông tin ca > Tạo mới

Chú thích: 

Khái niệm	Giải thích
Mã	Nhập mã (tên) ca làm việc
Vào - Ra	Nhập thời gian Bắt đầu - Kết thúc ca làm việc, nếu thời gian Kết thúc nhỏ hơn thời gian Bắt đầu, hệ thống sẽ thêm biểu tượng  để biểu thị ca kéo dài đến ngày hôm sau.
Giờ nghỉ (S) - Giờ nghỉ (E)	Nhập thời gian Bắt đầu - Kết thúc giờ giải lao (nếu có) nếu thời gian Kết thúc nhỏ hơn thời gian Bắt đầu, hệ thống sẽ thêm biểu tượng  để biểu thị giờ giải lao dài đến ngày hôm sau
Kí tự	Nhập kí hiệu của ca để dễ phân biệt khi nhìn vào màn hình xếp ca
Màu sắc	Chọn màu sắc đại diện cho ca để dễ phân biệt khi xếp ca
Tổng số giờ	Số giờ làm việc bắt buộc của ca. Nhân viên chấm công đủ số giờ này sẽ được tính đủ công
Số công	Đơn vị quy đổi từ Tổng số giờ, nếu chấm công đủ Tổng số giờ quy định của ca, nhân viên sẽ được ghi nhân số công tương ứng theo thiết lập ban đầu của ca (chỉ điền nếu cần)

Lưu ý: 

• Ca linh hoạt KHÔNG có giờ check-in, check-out bắt buộc. Giờ vào và giờ ra sẽ là khung linh hoạt (khung cho phép chấm công) của ca. Ngoài giờ này nhân viên chấm công sẽ không được ghi nhận (kể cả khi có đơn OT hoặc đơn Làm bù).

Ví dụ: 

Thiết lập của ca linh hoạt:

Giờ vào - Giờ ra: 7:00 - 20:00
Tổng số giờ: 8 tiếng.
Giờ nghỉ: 1 tiếng.
Nhân viên được xếp ca này có thể chấm công vào bất cứ thời gian nào từ 7h sáng đến 20h, miễn làm việc đủ 9 tiếng (8h làm việc + 1h nghỉ trưa).

• Nhân viên chỉ được chấm công trong khoảng giờ vào - giờ ra, nếu chấm trước 7:00 hoặc sau 20:00 sẽ không được ghi nhận.

• Nhân viên chấm công vào lúc 7:00 thì cần chấm công ra từ 16:00.

• Nhân viên chấm công vào lúc 8:30 thì cần chấm công ra từ 17:30.

• Trường hợp nhân viên chấm công trễ thì giờ công được ghi nhận bằng Tổng giờ công trừ thời gian chấm công trễ.

• Trường hợp nhân viên chấm công ngoài khung giờ ra, hệ thống sẽ không ghi nhận giờ công.

• Nhân viên chấm công sau giờ nghỉ trưa sẽ chỉ được tính giờ công không bao gồm giờ nghỉ trưa.

• Nhân viên không được tạo đơn cho ngày có ca linh hoạt trước khi chấm công, phải chấm công rồi mới được tạo đơn.

C. Thiết lập ca tối thiểu

Chỉ thiết lập được ca linh hoạt khi đã kích hoạt tính năng ca gãy, vui lòng liên hệ với Bộ phận chăm sóc khách hàng của terra để được kích hoạt tính năng trên.

Ca linh hoạt được sử dụng để nhân viên chỉ cần chấm công vào và chấm công ra trong khoảng thời gian tối thiểu đã thiết lập thì sẽ được tính đủ giờ làm việc. Để thiết lập ca linh hoạt, thao tác như sau:

Thứ tự thao tác:
Công ty > Thiết lập > Quản lý ca > Tạo mới > Chọn ca tối thiểu > Điền thông tin ca > Tạo mới

Chú thích: 

Khái niệm	Giải thích
Mã	Nhập mã (tên) ca làm việc
Vào - Ra	Nhập thời gian Bắt đầu - Kết thúc ca làm việc, nếu thời gian Kết thúc nhỏ hơn thời gian Bắt đầu, hệ thống sẽ thêm biểu tượng  để biểu thị ca kéo dài đến ngày hôm sau.
Giờ nghỉ (S) - Giờ nghỉ (E)	Nhập thời gian Bắt đầu - Kết thúc giờ giải lao (nếu có) nếu thời gian Kết thúc nhỏ hơn thời gian Bắt đầu, hệ thống sẽ thêm biểu tượng  để biểu thị giờ giải lao dài đến ngày hôm sau.
Kí tự	Nhập kí hiệu của ca để dễ phân biệt khi nhìn vào màn hình xếp ca
Màu sắc	Chọn màu sắc đại diện cho ca để dễ phân biệt khi xếp ca
Giờ tối thiểu vào - Giờ tối thiểu ra	Số giờ làm việc bắt buộc của ca. Nhân viên đảm bảo chấm công trong khoảng thời gian này sẽ được tính đủ công. Giờ tối thiểu vào - giờ tối thiểu ra phải nằm trong thời gian Bắt đầu - Kết thúc của ca. Thời gian nghỉ giữa giờ phải nằm trong mốc tối thiểu vào - ra của ca.
Expected core hours	Số giờ nhân viên cần phải làm đủ trong khoảng tối thiểu Vào - tối thiểu Ra để được cộng thêm số giờ ngoài ngoài khung giờ tối thiểu (số giờ chênh lệch giữa giờ Bắt đầu - Kết thúc ca và giờ tối thiểu Vào - giờ tối thiểu Ra của ca). Ví dụ: Ca A có thời gian Vào - Ra là 15:00 - 23:00 (8 tiếng), giờ tối thiểu vào - giờ tối thiểu ra là 16:00 - 22:00 (6 tiếng), tại trường thông tin [Expected core hours], nếu thiết lập số giờ là 3 tiếng: Khi nhân viên làm đủ 3 tiếng trở lên, tổng giờ công ngày hôm đó sẽ được cộng thêm phần thời gian chênh lệch giữa giờ Bắt đầu - Kết thúc ca và giờ tối thiểu Vào - giờ tối thiểu Ra của ca (2 tiếng), miễn không vượt quá số giờ làm việc tiêu chuẩn của ca. Khi nhân viên làm dưới 3 tiếng, tổng giờ công của ngày hôm đó sẽ bằng đúng số giờ công thực tế mà nhân viên chấm công.
Số công	Đơn vị quy đổi từ Tổng số giờ, nếu chấm công đủ Tổng số giờ quy định của ca, nhân viên sẽ được ghi nhân số công tương ứng theo thiết lập ban đầu của ca (chỉ điền nếu cần)

D. Tạo mẫu template ca

Template ca là mẫu cài đặt sẵn bao gồm các ca nhất định được xếp trong một tuần và những nhân viên có cùng lịch làm việc trong tuần tương ứng với các ca đã được xếp sẵn đó. Khi áp dụng mẫu template ca đã tạo vào bản phân công ca, hệ thống sẽ tự động xếp ca theo template vào từng tuần trong tháng cho những nhân viên được chọn sẵn trong template.

Bằng việc thiết lập mẫu template ca làm việc, người dùng có thể tiết kiệm thời gian hơn khi thao tác xếp ca cho một hoặc nhiều nhân viên có lịch làm việc giống nhau cùng lúc.

Để tạo mẫu template ca, admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể làm theo hướng dẫn sau:

 Thứ tự thao tác: 
 Công ty > Thiết lập > Quản lý ca > Mẫu template > Tạo mới > Điền thông tin ca vào mẫu > Tạo mới.

Thao tác cụ thể:

Bước 1: Truy cập vào mục Quản lý ca

Công ty > Thiết lập > Quản lý ca > Mẫu template > Tạo mới.

Bước 2: Thiết lập mẫu template ca cho 1 tuần làm việc.

 Đặt tên cho mẫu template ca > Chọn để xếp ca > Tick chọn vào ca muốn xếp > Xác nhận > Hoàn tất tạo template ca cho 1 tuần > Tạo mới.

Bước 3: Chọn nhân viên muốn áp dụng template ca

Sau khi hoàn tất việc tạo mẫu template ca, lúc này trên màn hình sẽ hiển thị cửa sổ để ADMIN thêm nhân viên vào mẫu template ca vừa tạo.

 Tick chọn nhân viên muốn áp dụng template ca làm việc > Chọn > Xác nhận.

Hoặc bỏ chọn những nhân viên không muốn áp dụng mẫu template này:

Hệ thống hỗ trợ người dùng tìm kiếm bằng cách sử dụng bộ lọc theo phòng ban, chức vụ hoặc tìm kiếm theo tên nhân viên:

Lưu ý:

- Mẫu template ca chỉ áp dụng được với ca thường

- Có thể chỉnh sửa, xóa mẫu template đã tạo hoặc thêm nhân viên muốn áp dụng mẫu template như sau:

• Chỉnh sửa mẫu template: 

 Bấm chọn biểu tượng tại mẫu template muốn chỉnh sửa > Điều chỉnh mẫu template > Cập nhật.

• Cập nhật lại danh sách nhân viên muốn áp dụng mẫu template: 

• Xóa mẫu template: