[2023 version] Thiết lập thông báo nhắc nhở chấm công

Nội dung chính:
A. Cách hoạt động của tính năng thông báo nhắc nhở chấm công (Chi tiết)
B. Cách thiết lập thông báo nhắc nhở chấm công (Chi tiết)

Vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của terra để được kích hoạt tính năng

Để hạn chế tình trạng quên chấm công, admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể thiết lập thông báo nhắc nhở chấm công trên hệ thống, thông báo nhắc nhở sẽ được app gửi đến điện thoại của nhân viên.

A. Cách hoạt động của tính năng thông báo nhắc nhở chấm công

• Hệ thống có thể gửi thông báo nhắc nhở cho nhân viên theo thiết lập trước giờ check-in/sau giờ check-in ... phút, hoặc trước giờ check-out/sau giờ check-out ... phút để nhân viên không bỏ lỡ thời gian chấm công.

• Khi kích hoạt tính năng, hệ thống sẽ nhận diện được các đối tượng cần được nhận thông báo (toàn bộ nhân viên công ty) để chuẩn bị gửi thông báo theo thiết lập.

• Tuy nhiên, tính từ 00:00 bắt đầu ngày mới, mỗi 15' hệ thống sẽ căn cứ vào thời gian bắt đầu - thời gian kết thúc trong lịch làm việc tiêu chuẩn của công ty để gửi thông báo đi. Do đó, để đảm bảo thông báo được gửi đi đúng như kỳ vọng, đối với các công ty có lịch làm việc bắt đầu và kết thúc bằng mốc chẵn (chia hết cho 0.25 ~ 15') (8:00, 08:15, 09:00...), khuyến khích lựa chọn thời gian gửi thông báo cho nhân viên là một mốc chia hết cho 15'. Đối với các công ty có lịch làm việc bắt đầu và kết thúc bằng mốc lẻ ngoài 30' (07:55, 08:10...), khuyến khích ấn định mốc thời gian gửi thông báo cố định (là một mốc chia hết cho 15') để có căn cứ đưa ra số phút báo trước/báo sau giờ check-in/check-out phù hợp.

• Giai đoạn phát triển sau của tính năng này sẽ cải thiện tối ưu hơn về thời gian gửi thông báo đi.

Ví dụ thực tế:

1. Công ty A:

• Lịch làm việc tiêu chuẩn: 08:00 - 17:00

Các trường hợp có thể xảy ra:

Thiết lập	Thiết lập nằm trong thời gian rà soát để gửi thông báo của hệ thống (mỗi 15')	Thời gian gửi thông báo kỳ vọng	Thời gian gửi thông báo thực tế	Chú giải
Nhắc check-in/out trước giờ vào/ra 30'	O	07:30 và 16:30	07:30 và 16:30	Đúng yêu cầu
Nhắc check-in/out sau giờ vào/ra 30'	O	08:30 và 17:30	08:30 và 17:30	Đúng yêu cầu
Nhắc check-in/out trước giờ vào/ra 15'	O	07:45 và 16:45	07:45 và 16:45	Đúng yêu cầu
Nhắc check-in/out sau giờ vào/ra 15'	O	08:15 và 17:15	08:15 và 17:15	Đúng yêu cầu
Nhắc check-in/out trước giờ ra/vào 10'	X	07:50 và 16:50	08:00 và 17:00	Theo thiết lập, vào mốc 07:50 và 16:50 thông báo sẽ được gửi, nhưng vì tính từ 00:00 bắt đầu ngày mới, mỗi 15' hệ thống mới có một đợt gửi thông báo, mốc 07:50 và 16:50 sẽ bị bỏ qua, cho đến 08:00 và 17:00 mới được gửi.
Nhắc check-in/out sau giờ ra/vào 10'	X	08:10 và 17:10	08:15 và 17:15	Theo thiết lập, vào mốc 08:10 và 17:10 thông báo sẽ được gửi, nhưng vì tính từ 00:00 bắt đầu ngày mới, mỗi 15' hệ thống mới có một đợt gửi thông báo, mốc 08:10 và 17:10 sẽ bị bỏ qua, cho đến 08:15 và 17:15 mới được gửi.

=> Chỉ nên cài thông báo trước/sau giờ check-in/out với số phút chia hết cho 0,25 ~ 15'

2. Công ty B:

• Lịch làm việc tiêu chuẩn: 07:55 - 16:55

Các trường hợp có thể xảy ra:

Thiết lập	Thiết lập nằm trong thời gian rà soát để gửi thông báo của hệ thống (mỗi 30')	Thời gian gửi thông báo kỳ vọng	Thời gian gửi thông báo thực tế	Chú giải
Nhắc check-in/out trước giờ ra/vào 15'	X	07:40 và 16:40	07:45 và 16:45	Theo thiết lập, vào mốc 07:40 và 16:40 thông báo sẽ được gửi, nhưng vì tính từ 00:00 bắt đầu ngày mới, mỗi 15' hệ thống mới có một đợt gửi thông báo, mốc 07:40 và 16:40 sẽ bị bỏ qua, cho đến mốc 07:45 và 16:45 mới được gửi.
Nhắc check-in/out sau giờ ra/vào 15'	X	08:10 và 17:10	08:15 - 17:15	Theo thiết lập, vào mốc 08:10 và 17:10 thông báo sẽ được gửi, nhưng vì tính từ 00:00 bắt đầu ngày mới, mỗi 15' hệ thống mới có một đợt gửi thông báo, mốc 08:10 và 17:10 sẽ bị bỏ qua, cho đến mốc 08:15 và 17:15 mới được gửi.

Cách xử lý cho các công ty có giờ bắt đầu/làm việc không chia hết cho 15':

Bước 1: Xác định mốc thời gian cố định sẽ gửi thông báo nhắc nhở chấm công cho nhân viên. Mốc này phải là một mốc chia hết cho 15'.

Bước 2: Xác định số phút cần cài đặt bằng công thức sau:

1. Số phút báo trước giờ check-in/check-out: 

[Thời gian bắt đầu/ kết thúc lịch làm việc] - [Mốc thời gian cố định sẽ gửi thông báo nhắc nhở chấm công]

2. Số phút báo sau giờ check-in/check-out:

- ([Thời gian bắt đầu/ kết thúc lịch làm việc] - [Mốc thời gian cố định sẽ gửi thông báo nhắc nhở chấm công])

B. Cách thiết lập thông báo nhắc nhở chấm công

Thứ tự thao tác:
Công ty > Thiết lập > Thông số > Điền số phút cần gửi thông báo cho nhân viên tính từ trước/sau giờ vào ra tiêu chuẩn của lịch làm việc > Lưu