メインコンテンツへスキップ
ユーザーマニュアル

[2023 Version] Quản lý giờ phép năm trên hệ thống

Nội dung chính:

A. Nhập giờ phép năm lên hệ thống (chi tiết)
Lưu ý về ý nghĩa của cột Thời điểm thêm giờ (ngày hiệu lực) (chi tiết)
Nhập giờ phép năm hiện có lên hệ thống đồng thời thiết lập tăng hàng tháng cho nhân viên (chi tiết)
B. Điều chỉnh giờ phép năm (chi tiết)
  1. Điều chỉnh cho từng nhân viên (chi tiết)
  2. Điều chỉnh cho hàng loạt nhân viên (chi tiết)
C. Xem giờ phép năm còn lại của nhân viên trên hệ thống (chi tiết)
  1. Xem Tổng số giờ phép còn lại thực tế của nhân viên (chi tiết)
  2. Xem Tổng số giờ phép còn có thể xin của nhân viên (chi tiết)
  3. Xem Tổng số giờ phép còn lại thực tế và Tổng số giờ phép còn có thể xin cùng một lúc (chi tiết)
D. Nhập thời hạn của các loại nghỉ phép được quy định bởi luật lao động (chi tiết)
  1. Nhập hàng loạt bằng file excel (chi tiết)
  2. Chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống cho từng nhân viên (chi tiết)

A. Nhập giờ phép năm lên hệ thống

Dữ liệu về ngày phép năm của nhân viên có thể được admin hoặc tài khoản có phân quyền nhập lên hệ thống để nhân viên được xin đơn nghỉ phép, đồng thời, hỗ trợ công tác quản lý tình hình nghỉ phép của nhân viên.
Thao tác nhập giờ phép năm thường được thực hiện vào thời gian đầu sử dụng hệ thống, hoặc khi công ty chuẩn bị bước qua một năm tài chính mới.
Trình tự thao tác như sau:

  Thứ tự thao tác:
 Công ty > Làm việc & Nghỉ phép > Nghỉ phép > Nhập giờ  phép > Tải file mẫu > Nhập dữ liệu theo đúng quy tắc > Tải lên dữ liệu > Kiểm tra và điều chỉnh (nếu cần) dữ liệu lần nữa trên màn hình preview > Xác nhận

image-1702887875435.png

image-1705915375181.png

File mẫu khi tải về:

image-1705915428842.png

image-1705915494212.png

image-1705916503875.png

Ghi chú file mẫu:
Khái niệm
Giải thích
Mã nhân viên
Điền thông tin tương ứng của nhân viên như đã tạo trên hệ thống.
Tên nhân viên
Điền thông tin tương ứng của nhân viên như đã tạo trên hệ thống.
Thời điểm thêm giờ
Điền ngày mà giờ phép sẽ có hiệu lực trên hệ thống theo định dạng Ngày/Tháng/Năm. Nếu điền ngày hiện tại, giờ phép sẽ có hiệu lực vào 0 giờ ngày hôm sau.
Ví dụ: Quản lý tải file lên hệ thống vào ngày 8/8/2023
  • Tại cột thời điểm thêm giờ điền ngày 8/8/2022 => Giờ phép có hiệu lực từ 0 giờ ngày 9/8/2022.
  • Tại cột thời điểm thêm giờ điền ngày 10/8/2022 => Giờ phép có hiệu lực từ 0 giờ ngày 10/8/2022.
  • Tại cột thời điểm thêm giờ điền ngày 7/8/2022 (ngày trong quá khứ) => Giờ phép có hiệu lực ngay sau khi import file lên
Số giờ
Điền số giờ phép cần đưa lên hệ thống theo định dạng number
Loại Import
- Chọn tăng hàng năm: dữ liệu giờ phép trong file sẽ được ghi đè lên dữ liệu đang có trên hệ thống 
- Chọn tăng hàng tháng: dữ liệu giờ phép trong file sẽ được cộng thêm vào dữ liệu đang có trên hệ thống. Số giờ đó cũng sẽ được cộng thêm vào dữ liệu trên hệ thống hàng tháng.
Ví dụ: Nhân viên A đang có số giờ nghỉ phép còn lại trên hệ thống là 3 giờ. Admin nhập thêm 2 giờ bằng cách dùng file tải dữ liệu lên.
+ Khi chọn tăng hằng năm: Tổng số giờ phép của nhân viên A khi đến thời điểm thêm giờ phép là 2
+ Khi chọn tăng hằng tháng: Tổng số giờ phép của nhân viên A khi đến thời điểm thêm giờ phép là 5. Tuy nhiên, sau một tháng, số ngày phép còn lại của nhân viên A sẽ được cộng tiếp 2 giờ theo dữ liệu trong file.

Lưu ý: 
  • Có thể điều chỉnh các trường thông tin bị sai được đánh dấu trong file mẫu trực tiếp trên màn hình preview và tải lên:

image-1705916550807.png

  • Cột [Thời điểm thêm giờ] chỉ quyết định thời điểm mà số ngày phép được import lên hệ thống bắt đầu được trừ dần khi nhân viên xin đơn nghỉ phép năm. Trường hợp chọn [Tăng hằng năm] và chọn [Thời điểm thêm giờ] là ngày trong quá khứ, hệ thống sẽ ghi đè số giờ phép mới được import lên số giờ phép hiện có, chứ không trừ đi các đơn nghỉ phép năm đã được duyệt từ [Thời điểm thêm giờ] cho đến thời điểm hiện tại.
Ví dụ:
  • Admin import 100 giờ phép năm lên hệ thống cho nhân viên A vào ngày 22/05, điền ngày hiệu lực là 01/04.
  • Tính đến trước thời điểm file giờ phép mới được import lên hệ thống, nhân viên A còn 15 giờ phép năm.
  • Từ ngày 01/04 - 22/05, nhân viên đã sử dụng 30 giờ phép năm.
Sau khi file giờ phép mới được import lên hệ thống:
=> Số giờ phép còn lại của nhân viên A là 100 giờ (số giờ phép mới được ghi đè lên số giờ phép cũ, hệ thống không trừ đi 30 giờ phép năm đã sử dụng từ ngày 01/04 - 22/05).
  • Trường hợp cần nhập giờ phép năm hiện có lên hệ thống đồng thời thiết lập tăng hàng tháng cho nhân viên (dành cho công ty có chính sách tăng phép năm hàng tháng nhưng bắt đầu sử dụng terra vào giữa năm). Trình tự thao tác như sau:
Bước 1: Nhập dữ liệu phép năm hiện có trên hệ thống:
Tải file mẫu nhập dữ liệu về máy > Nhập liệu vào file theo lưu ý trong bảng > Tải file đã nhập liệu lên hệ thống 
Lưu ý khi nhập dữ liệu phép năm hiện có trên hệ thống
Cột No, Mã nhân viên, Tên nhân viên
Điền thông tin của nhân viên 
Cột Thời điểm thêm giờ
Điền ngày trước ngày tải file lên hệ thống 
Ví dụ: Ngày tải file lên hệ thống là ngày 14/10/2024, Thời điểm thêm giờ trong file phải điền ngày 13/10/2024 để giờ phép có hiệu lực ngay lập tức.
Cột số ngày/số giờ
Điền số giờ/số ngày phép hiện có của nhân viên
Cột Loại import
Chọn "Tăng hàng năm" (số 2)
Bước 2: Thiết lập tăng hàng tháng cho nhân viên
Tải file mẫu nhập dữ liệu về máy > Nhập liệu vào file theo lưu ý trong bảng > Tải file đã nhập liệu lên hệ thống 
Thiết lập tăng hàng tháng cho nhân viên
Cột No, Mã nhân viên, Tên nhân viên
Điền thông tin của nhân viên 
Cột Thời điểm thêm giờ
Điền ngày hiệu lực của số giờ phép được tăng hàng tháng vào tháng sau.
Ví dụ: Ngày tải file lên hệ thống là ngày 14/10/2024, quy định của công ty là mỗi tháng nhân viên được thêm 8 giờ phép vào ngày đầu của mỗi tháng. Thời điểm thêm giờ trong file phải điền ngày 1/11/2024 để bắt đầu từ tháng sau, nhân viên được thêm 8 giờ phép.
Cột số ngày/số giờ
Điền số giờ/số ngày phép sẽ được tăng hàng tháng của nhân viên
Cột Loại import
Chọn "Tăng hàng tháng" (số 1)

B. Điều chỉnh giờ phép năm 

Sau khi nhập giờ phép năm lên hệ thống, quản lý hoặc tài khoản được phân quyền cũng có thể thực hiện các điều chỉnh cho từng nhân viên hoặc điều chỉnh hàng loạt.
1. Điều chỉnh cho từng nhân viên

  Thứ tự thao tác:
 Công ty > Danh sách nhân viên > Biểu tượng image-1702952520087.png tại nhân viên cần điều chỉnh > Thông tin lương > Điều chỉnh > Nghỉ phép > Thêm > Chỉnh sửa ngày phép > Cập nhật. 

Thao tác cụ thể:
Bước 1: Truy cập thông tin lương của nhân viên cần điều chỉnh giờ phép năm

 Công ty > Danh sách nhân viên > Biểu tượng image-1702952520087.png tại nhân viên cần điều chỉnh >   Thông tin lương > Điều chỉnh 

image-1702953108263.png

image-1702953207806.png

Bước 2:  Điều chỉnh ngày phép năm cho nhân viên

 Nghỉ phép > Thêm > Chỉnh sửa ngày phép > Cập nhật. 

image-1727323032885.png

image-1702956281519.png  image-1702956332230.png

Chú thích: 
Chọn Thêm/Giảm để thêm hoặc giảm số giờ đang có trên hệ thống một số tương ứng với số được nhập ở ô bên cạnh
Ngày hiệu lực: (tại đây)

Lưu ý:
Các thay đổi về dữ liệu giờ phép năm đều được hệ thống ghi nhận, quản lý có thể xem ngay tại màn hình điều chỉnh bằng cách nhấn chọn nút image-1702956962660.png. Lịch sử cập nhật giờ phép sẽ được thể hiện tại bảng sau: 

image-1702957024979.png

Chú thích:
Khái niệm
Giải thích
Thời gian
Tháng mà lệnh điều chỉnh được tạo trên hệ thống. Lệnh điều chỉnh được ghi nhận khi nhân viên xin nghỉ phép năm, người quản lý nhập file import giờ phép, hoặc người quản lý thực hiện điều chỉnh giờ phép.
Ngày hiệu lực
Thời gian giờ phép được thay đổi. Là ngày nghỉ phép trên đơn xin, hoặc ngày giờ phép điều chỉnh bắt đầu có hiệu lực trong file import giờ phép/màn hình điều chỉnh giờ phép
Giá trị thay đổi
Số giờ phép được tăng hoặc được giảm
Lý do thay đổi
  • User: Thay đổi được thực hiện bởi quản lý ở màn hình điều chỉnh giờ phép;
  • System: 
+ Thay đổi do quản lý import file giờ phép còn lại lên hệ thống
+ Thay đổi do nhân viên xin nghỉ phép
Ghi chú
Ghi chú của người điều chỉnh.

2. Điều chỉnh giờ phép năm cho hàng loạt nhân viên

Để điều chỉnh cho hàng loạt nhân viên, thao tác tương tự như Nhập giờ phép lên hệ thống bằng file excel.

Lưu ý:
Các thay đổi về dữ liệu giờ phép năm được cập nhật bằng cách import file excel có thể được xem lại bằng cách:

 Công ty > Làm việc & Nghỉ phép > Nghỉ phép > Lịch sử cập nhật 

image-1702957620582.png

Tại mục lịch sử cập nhật, quản lý hoặc tài khoản được phân quyền có thể xem lại thời gian file cập nhật giờ phép được tải lên hệ thống và download file đó về máy để xem lại dữ liệu:

image-1702957721121.png

C. Xem giờ phép năm còn lại của nhân viên trên hệ thống 

Ví dụ:
- Ngày 03/01/2024 (hiện tại) nhập 24 giờ phép cho nhân viên A
- Tạo một đơn xin nghỉ phép năm cho ngày 20/01/2024 (tương lai) - Nghỉ cả ngày (8 tiếng) 
- Hệ thống lúc này sẽ hiển thị ngày phép năm còn lại theo 2 cách:

image-1727322661466.png

Chú thích:
Khái niệm
Giải thích 
Số giờ phép còn lại thực tế
- Số giờ phép còn lại trên hệ thống chưa bị ảnh hưởng bởi [Tổng số giờ phép đã xin trước cho tương lai] hoặc [Giờ phép của các đơn đã xin nghỉ phép năm trong quá khứ nhưng chưa được duyệt] 
- Khi đến ngày của các đơn xin trước cho tương lai hoặc đơn đã xin trong quá khứ đã được duyệt thì số giờ phép của các đơn này sẽ trừ vào số giờ phép còn lại thực tế
Số giờ phép còn có thể xin
- Bằng [Số giờ phép còn lại thực tế] - [Tổng số giờ phép đã xin trước cho tương lai] hoặc [Giờ phép của các đơn đã xin trong quá khứ nhưng chưa được duyệt]
- Nhân viên dựa vào số giờ phép này để biết mình còn bao nhiêu giờ phép có thể xin 
Lưu ý
  • Ô [Thời gian phép còn lại] hiển thị trên timesheet là [Số giờ phép còn có thể xin]

image-1727322694971.png

image-1704276516820.png

1. Xem Tổng số giờ phép còn lại thực tế của nhân viên
Trình tự thao tác như sau:

  Thứ tự thao tác:
  Công ty > Danh sách nhân viên > Thao tác > Xuất file > Chọn file    Thông tin cơ bản > Xuất file > Xem tại cột BD của file tải về.

image-1704277713985.png

image-1727322112012.png

2. Xem Tổng số giờ phép còn có thể xin của nhân viên
Trình tự thao tác như sau:

  Thứ tự thao tác:
  Công ty > Làm việc & Nghỉ phép > Làm việc > Xuất file > Chọn khoảng thời gian muốn xuất dữ liệu > Xác nhận > Tải lại > image-1704278507572.png > Xem tại cột AN của file tải về.

Thao tác cụ thể: 

Bước 1: Truy cập màn hình [Làm việc]
 Công ty > Làm việc & Nghỉ phép > Làm việc > Xuất file

image-1704340473854.png

Bước 2: Tại màn hình [Thời gian làm việc - Xuất file], chọn các thông số của bộ lọc để xuất file dữ liệu nằm trong thời gian mong muốn
 Chọn khoảng thời gian muốn xuất dữ liệu > Xác nhận > Tải lại >  image-1704278507572.png > Xem   tại cột AB của file tải về

image-1704340848130.png

image-1704340870176.png

image-1727322484637.png

Chú thích:
Khái niệm
Giải thích 
Theo ngày 
Một trong các tùy chọn của Bộ lọc thời gian gồm:
  • Theo ngày 
  • Theo tháng
  • Theo năm 
Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc
Trường thông tin này sẽ thay đổi theo Bộ lọc thời gian
  • Theo ngày → Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc
  • Theo tháng → 2020,2021,2022,...
  • Theo quý → Quý 1 - 2022, quý 2 - 2022,...
image-1704351566819.png
Bấm nút này để hệ thống hoàn thành dữ liệu file excel về máy được nhanh hơn
image-1704351594696.png
 Bấm nút này để tải dữ liệu excel về máy 
Lưu ý:
  • Luôn chọn bộ lọc thời gian [Theo ngày], tiếp đó trường thông tin [Ngày bắt đầu và kết thúc] chỉ cần chọn ngày hiện tại muốn xuất file.
3. Xem Tổng số giờ phép còn lại thực tế và Tổng số giờ phép còn có thể xin cùng một lúc
Admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể xem Tổng số giờ phép còn lại thực tế và Tổng số giờ phép còn có thể xin cùng một lúc theo 2 cách như sau:
Cách 1: Xem trực tiếp trên hệ thống
Trình tự thao tác như sau: 

 Thứ tự thao tác:
 Công ty > Danh sách nhân viên > Chọn nhân viên muốn xem > image-1704353923243.png > Thông tin lương 

image-1704353802347.png

image-1704354213159.png

Lưu ý:
  • Cách xem này chỉ có thể áp dụng xem cho từng nhân viên, không thể xem một lúc nhiều nhân viên. 
Cách 2: Xem bằng file excel
Tương tự như thao tác xem tổng số giờ phép còn có thể xin của nhân viên (Xem tại đây).
Lưu ý:
  • Cách xem này, Admin có thể xem một lúc nhiều nhân viên. 

image-1727322518433.png

D. Nhập thời hạn của các loại nghỉ phép được quy định bởi luật lao động
1. Nhập hàng loạt bằng file excel
Hệ thống cho phép thiết lập hạn mức số giờ phép được xin đối với các loại nghỉ phép được quy định bởi luật lao động, để cập nhật cho nhiều nhân viên, tài khoản được phân quyền có thể thao tác như sau:
Thứ tự thao tác:
Công ty > Làm việc & Nghỉ phép > Nghỉ phép > Nhập giờ phép > Nghỉ hưởng lương/ Nghỉ không hưởng lương > Tải file mẫu > Nhập dữ liệu vào file mẫu > Tải lên dữ liệu

image-1721385003240.png

image-1721385011976.png

Mẫu file của các loại nghỉ phép hưởng lương:

image-1721385128030.png

Mẫu file của các loại nghỉ phép không hưởng lương:

image-1721385160742.png

image-1721385186711.png

Lưu ý: 
  • Đối với các nhân viên không cần cập nhật giờ phép, phải để trống ô dữ liệu, không được nhập 0.
  • Tại ô tác vụ: Chọn 0 để tăng thêm so với dữ liệu hiện tại trên hệ thống, chọn 1 để ghi đè lên dữ liệu hiện tại trên hệ thống.
2. Chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống cho từng nhân viên
Thứ tự thao tác:
Công ty > Danh sách nhân viên > Biểu tượng image-1721385945660.png > Thông tin lương > Điều chỉnh > Chọn loại nghỉ phép cần nhập giờ > Thêm > Chọn loại thêm > Điền số giờ cần tăng hoặc giảm > Cập nhật

image-1721386027669.png

image-1721386035747.png

image-1721386042540.png

image-1721386053311.png

上に戻る