[Version 2023] Thiết lập quy trình phê duyệt nâng cao

Nội dung chính

A. Thiết lập quy trình phê duyệt nâng cao (chi tiết)

B. Tạo đơn với quy trình phê duyệt nâng cao (chi tiết)

1. Nếu người tạo đơn không có trong bước phê duyệt (chi tiết)

2. Nếu người tạo đơn có trong bước phê duyệt (chi tiết)

C. Xóa người duyệt ra khỏi bước duyệt (chi tiết)

D. Phạm vi ảnh hưởng của các phân quyền (chi tiết)

Thiết lập quy trình phê duyệt là chức năng tạo quy trình các bước duyệt đơn từ, bảng lương, công ca, điều chỉnh thông tin.

 Khi muốn áp dụng tính năng thiết lập quy trình phê duyệt nâng cao, vui lòng   liên hệ nhân viên Chăm sóc khách hàng của terra để bật tính năng. 

A. Thiết lập quy trình phê duyệt nâng cao

Để tạo bước phê duyệt, làm theo hướng dẫn sau:

  Thứ tự thao tác:
 Công ty > Quyền truy cập > Thiết lập quy trình > Chọn nhóm   nhân viên cần thiết lập quy trình phê duyệt (nếu có) > Chọn hạng   mục lớn > Chọn hạng mục con > Thêm bước duyệt > Bước 1 > > Chọn nhân viên > Thêm nhân viên vào bước > Thêm bước duyệt (nếu có nhiều hơn 1 bước duyệt)

Thao tác cụ thể:

Bước 1: Truy cập màn hình [Thiết lập quy trình]

  Công ty > Quyền truy cập > Thiết lập quy trình

Bước 2: Chọn nhóm nhân viên cần thiết lập quy trình phê duyệt và chọn hạng mục lớn cần thiết lập quy trình phê duyệt 

  Chọn nhóm nhân viên cần thiết lập quy trình phê duyệt (nếu có) > Chọn hạng    mục lớn 

LƯU Ý

• Nếu công ty có nhiều nhóm nhân viên, thì thực hiện chọn nhóm nhân viên như hướng dẫn. Từng nhóm nhân viên cần được thiết lập quy trình phê duyệt.

• Nếu công ty không có phân nhóm nhân viên, thì thao tác thiết lập quy trình sẽ thực hiện ở luồng Mặc định.

LƯU Ý

• Riêng đối với hạng mục lớn [Duyệt lương], terra quy định việc thiết lập bước duyệt chỉ được diễn ra ở luồng [Mặc định], không được duyệt lương trong các nhóm. 

• Vì vậy khi chọn hạng mục [Duyệt lương], nút Droplist Chọn nhóm nhân viên sẽ biến mất và lúc này hệ thống mặc định việc thiết lập quy trình phê duyệt cho hạng mục [Duyệt lương] đang diễn ra ở luồng [Mặc định].

Bước 3: Chọn hạng mục con và thêm bước duyệt 

 Chọn hạng mục con > Thêm bước duyệt  

Sau khi bấm [Thêm bước duyệt], tại cột [Bước duyệt] hiển thị bước duyệt đầu tiên là Bước 1

Bước 4: Thêm nhân viên vào bước 

  Bước 1 >    > Chọn nhân viên > Thêm nhân viên vào bước 

LƯU Ý

• Tại màn hình [Người phê duyệt], có thể sử dụng Bộ lọc tìm kiếm để hỗ trợ thao tác tìm nhân viên cần thêm vào bước duyệt.

• Thanh trạng thái trong Bộ lọc tìm kiếm luôn phải ở trạng thái [Đang làm việc].

• 1 bước duyệt có thể thêm nhiều người duyệt.

• 1 quy trình phê duyệt có thể bao gồm nhiều bước duyệt

Bước 5: Nếu quy trình có hơn 1 bước duyệt, tiếp tục thêm bước duyệt và thêm nhân viên vào bước duyệt mới.

Thêm bước duyệt > Bước 2 > > Chọn nhân viên > Thêm nhân viên vào bước

LƯU Ý

• Không được để trống người duyệt ở mỗi bước duyệt. 

• Không phân biệt người tạo đơn có hay không có trong bước duyệt, đơn phê duyệt bắt buộc phải thông qua tất cả các bước duyệt.

B. Tạo đơn với quy trình phê duyệt nâng cao

1. Nếu người tạo đơn không có trong bước phê duyệt:

- Khi chọn người duyệt đơn, hệ thống sẽ chỉ hiển thị tất cả những người duyệt ở Bước 1.

- Sau khi chọn người phê duyệt và đơn được duyệt thành công ở Bước 1, hệ thống sẽ chuyển đơn sang người duyệt ở các bước tiếp theo (nếu có). 

2. Nếu người tạo đơn có trong bước phê duyệt:

- Khi chọn người duyệt đơn, hệ thống sẽ hiển thị tất cả những người duyệt ở Bước 1.

- Nếu người tạo đơn có trong danh sách những người phê duyệt ở Bước 1, người tạo đơn có thể chọn bản thân hoặc một người khác ở cùng Bước 1 để phê duyệt. (Tương tự nếu người tạo đơn nằm trong Bước 2, Bước 3,..)

- Đơn sau khi được duyệt thành công sẽ chuyển sang người duyệt ở các bước tiếp theo.

C. Xóa người duyệt khỏi bước duyệt 

Để xóa người duyệt khỏi bước duyệt, làm theo hướng dẫn sau:

  Thứ tự thao tác:
  Chọn bước duyệt > Chọn người cần xóa khỏi bước duyệt >  

LƯU Ý

• Nếu người cần xóa khỏi bước duyệt vẫn còn tồn các đơn chưa phê duyệt, hệ thống sẽ yêu cầu chuyển các đơn chưa duyệt sang cho một người duyệt khác ở cùng bước duyệt rồi mới được xóa.

• Trường hợp chỉ có người cần xóa khỏi bước duyệt nằm trong bước duyệt, cần thêm người duyệt khác vào bước duyệt để chuyển các đơn chưa duyệt sang cho người đó rồi mới xóa người cần xóa ra được.

D. Phạm vi ảnh hưởng của các phân quyền

Hạng mục chính	Hạng mục con	Mô tả
Thông tin nhân viên	Thay đổi thông tin cơ bản	Tài khoản được phân quyền phê duyệt khi nhân viên điều chỉnh Thông tin cơ bản tại mục Cá nhân.
	Thay đổi thông tin lương	Tài khoản được phân quyền phê duyệt khi có sự điều chỉnh Thông tin lương tại mục Cá nhân.
	Thay đổi thông tin Lao động nước ngoài	Tài khoản được phân quyền phê duyệt khi nhân viên thay đổi các thông tin Lao động nước ngoài tại mục Cá nhân.
	Thay đổi thông tin người phụ thuộc	Tài khoản được phân quyền phê duyệt khi nhân viên tạo Thông tin người phụ thuộc ở màn hình Thông tin lương tại mục Cá nhân.
Xin duyệt công số	Xin làm thêm giờ	Tài khoản được phân quyền phê duyệt đơn Làm thêm giờ khi nhân viên tạo tại mục Cá nhân.
	Xin nghỉ phép	Tài khoản được phân quyền phê duyệt đơn Nghỉ phép khi nhân viên tạo tại mục Cá nhân.
	Công tác và WFH	Tài khoản được phân quyền phê duyệt đơn Công tác & WFH khi nhân viên tạo tại mục Cá nhân.
	Xin đi sớm/ về muộn	Chức năng đang khóa
	Công ca	Tài khoản được phân quyền phê duyệt bảng phân công ca đã xếp
Bảo hiểm xã hội	Bảo hiểm xã hội	Tài khoản được phân quyền phê duyệt khi nhân viên làm đơn yêu cầu thanh toán Bảo hiểm xã hội tại mục Cá nhân.
	Quản lý kê khai BHXH	Tài khoản được phân quyền phê duyệt khi nhân viên làm đơn báo tăng/giảm BHXH tại màn hình Quản lý kê khai BHXH tại mục Công ty.
Xin duyệt lương	Duyệt bảng lương	Tài khoản được phân quyền phê duyệt bảng lương công ty ở màn hình Lương và Bảo hiểm tại mục Công ty.  Lưu ý: Cần được phân quyền Quản lý bảng lương để xem chi tiết và phê duyệt bảng lương.
Xin duyệt chấm công	Duyệt giờ làm việc	Tài khoản được phân quyền phê duyệt bảng chấm công của nhân viên ở màn hình Làm việc và nghỉ phép tại mục Cá nhân.
	Xin điều chỉnh giờ làm thực tế	Tài khoản được phân quyền phê duyệt đơn Điều chỉnh giờ làm việc thực tế ở màn hình Làm việc tại mục Cá nhân.
Xin duyệt thanh toán	Yêu cầu thanh toán	Tài khoản được phân quyền phê duyệt đơn Yêu cầu thanh toán của nhân viên tại mục Cá nhân. Lưu ý: Cần được phân quyền Quản lý Yêu cầu thanh toán để xem chi tiết và phê duyệt.