[2023 version] Tạo và quản lý hợp đồng nhân viên
Nội dung chính
A. Tạo mẫu hợp đồng (chi tiết)
1. Các trường dữ liệu hệ thống có thể tự động điền vào hợp đồng khi đã được tải sẵn lên terra (Chi tiết)
B. Tạo hợp đồng cho nhân viên (chi tiết)
C. Quản lý tình trạng hợp đồng đã tạo (chi tiết)
1. Thiết lập vùng ký số (Chi tiết)
Chức năng hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu. Và tạo hợp đồng cho nhân viên theo thông tin cá nhân trên hệ thống.
A. Tạo mẫu hợp đồng
Bước 1: Chuẩn bị template hợp đồng của công ty
Chuẩn bị mẫu hợp đồng theo chính sách công ty > Điền các trường dữ liệu sẽ thay đổi đối với từng nhân viên theo cú pháp ${tên trường dữ liệu}
File template hợp đồng minh họa:
Lưu ý:
-
Khi thông tin cơ bản và thông tin lương của nhân viên được tải lên terra, hệ thống sẽ tự động điền vào hợp đồng các trường dữ liệu tương ứng có sẵn. Đối với các trường dữ liệu không có sẵn trên terra, quản lý hoặc tài khoản được phân quyền có thể nhập tay trực tiếp vào hợp đồng của nhân viên trong bước tạo hợp đồng.
-
Các trường dữ liệu hệ thống có thể tự động điền vào hợp đồng khi đã được tải sẵn lên terra:
Thông tin |
Tên trường dữ liệu(cần nhập chính xác tên thì hệ thống mới tự động điền vào hợp đồng của mỗi nhân viên) |
Họ tên |
FULL_NAME |
Mã nhân viên |
CODE |
Ngày bắt đầu thử việc |
PROBATION_START_DATE |
Ngày kết thúc thử việc |
PROBATION_END_DATE |
Ngày kí hợp đồng |
OFFICIAL_CONTRACT_SIGNING_DATE |
Hình thức làm việc |
TYPE_OF_EMPLOYMENT_CONTRACT |
Mức lương |
SALARY |
Phụ cấp trách nhiệm |
ALLOWANCE_FOR_RESPONSIBILITIES |
Phụ cấp cố định |
FIXED_ALLOWANCE |
Đối tượng chịu thuế |
IS_TAX_APPLICABLE |
Đối tượng tham gia bảo hiểm |
IS_INSURANCE_APPLICABLE |
Số người phụ thuộc |
NUMBER_OF_DEPENDENTS |
Chủ tài khoản |
BANK_ACCOUNT |
Số tài khoản |
BANK_ACCOUNT_NUMBER |
Tên ngân hàng |
BANK_NAME |
Tên chi nhánh |
BANK_BRANCH |
Số sổ BHXH |
SOCIAL_INSURANCE_NUMBER |
Ngày sinh |
DATE_OF_BIRTH |
Giới tính |
SEX |
Phòng ban |
DEPARTMENT |
Chức vụ |
POSITION |
Chức danh |
TITLE |
Nơi làm việc |
WORKPLACE |
Tình trạng hôn nhân |
MARITAL_STATUS |
Tiền lương đóng BHXH |
SALARY_FOR_SOCIAL_INSURANCE_PAYMENT |
Ngày hiệu lực |
EFFECTIVE_DATE_OF_SOCIAL_INSURANCE |
Tên bệnh viện đăng ký ban đầu |
MEDICAL_CARE_HOSPITAL_NAME |
Mã bệnh viện đăng ký ban đầu |
MEDICAL_CARE_HOSPITAL_CODE |
Quốc tịch |
NATIONALITY |
Dân tộc |
NATION |
Số CCCD (CMND) |
ID_CARD_NUMBER |
Ngày cấp |
ID_CARD_ISSUE_DATE |
Nơi cấp |
ID_CARD_ISSUE_PLACE |
Nơi cấp giấy khai sinh |
BIRTH_PLACE_ADDRESS |
Số nhà, đường phố, thôn xóm |
BIRTH_PLACE_STREET |
Phường/Xã |
BIRTH_PLACE_WARDS |
Quận/Huyện |
BIRTH_PLACE_DISTRICT |
Thành phố/Tỉnh |
BIRTH_PLACE_CITY_PROVINCE |
Địa chỉ đăng ký hộ khẩu |
RESIDENT_ADDRESS |
Số nhà, đường phố, thôn xóm |
RESIDENT_STREET |
Phường/Xã |
RESIDENT_WARDS |
Quận/Huyện |
RESIDENT_DISTRICT |
Thành phố/Tỉnh |
RESIDENT_CITY_PROVINCE |
Địa chỉ liên hệ |
CONTACT_ADDRESS |
Số nhà, đường phố, thôn xóm |
CONTACT_STREET |
Phường/Xã |
CONTACT_WARDS |
Quận/Huyện |
CONTACT_DISTRICT |
Thành phố/Tỉnh |
CONTACT_CITY_PROVINCE |
Số điện thoại |
CONTACT_PHONE_NUMBER |
Thông tin chủ hộ |
HOUSEHOLD_HEAD_INFO |
Mã hộ gia đình |
HOUSEHOLD_CODE |
Người liên hệ |
HOUSEHOLD_HEAD_FULLNAME |
CMND chủ hộ |
HOUSEHOLD_HEAD_ID_CARD_NUMBER |
Ngày sinh chủ hộ |
HOUSEHOLD_HEAD_DATE_OF_BIRTH |
Mối quan hệ của người tham gia bảo hiểm |
HOUSEHOLD_HEAD_RELATION |
Số điện thoại |
HOUSEHOLD_HEAD_PHONE |
Số sổ hộ khẩu (tạm trú) |
RESIDENT_RECORD_NUMBER |
Loại giấy tờ |
RESIDENT_RECORD_TYPE |
Thôn/Xóm |
RESIDENT_VILLAGE |
Phường(xã), Quận(huyện), Thành phố(Tỉnh) |
RESIDENT_COMMUNE_WARD_DISTRICT_PROVINCE |
Trạng thái |
STATUS |
Ngày nghỉ việc |
QUITTED_AT |
Ngày gửi |
CREATED_AT |
Ngày cập nhật |
UPDATED_AT |
Ngày xóa |
DELETED_AT |
Nhóm truy cập |
ROLE |
Lĩnh vực hoạt động của lao động nước ngoài này |
FOREIGNER_JOB_POSITION |
Tình trạng giấy phép lao động của lao động nước ngoài này |
FOREIGNER_CONTRACT_STATUS |
Trình độ học vấn |
EDUCATION_LEVEL |
Mã số thuế TNCN |
MST_CODE |
Bước 2: Điền thông tin chi tiết của mẫu hợp đồng
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Hợp đồng > Mẫu hợp đồng > Tạo mới > Điều thông tin của mẫu hợp đồng > Tải template đã tạo ở bước 1 lên > Lưu
Chú thích:
Khái niệm |
Giải thích |
Tên mẫu hợp đồng |
Nhập tên mẫu hợp đồng để phân biệt |
Loại hợp đồng |
Gồm hai loại:
|
|
|
Chọn các trường dữ liệu có sẵn trên hệ thống đã được điền vào mẫu template ở bước 1 |
Ghi chú |
Thêm ghi chú cho mẫu hợp đồng (nếu có) |
Tệp đính kèm |
Tải file template đã làm ở bước 1 lên hệ thống |
Lưu ý:
-
Các mẫu hợp đồng đã tạo sẽ được hiển thị tại màn hình tổng hợp, admin hoặc tài khoản được phân quyền có thể chỉnh sửa hoặc xóa các mẫu đã tạo nếu cần:
B. Tạo hợp đồng cho nhân viên
Sau khi đã có mẫu hợp đồng, tài khoản được phân quyền có thể tạo hợp đồng chi tiết cho từng nhân viên dựa trên thông tin có sẵn trên hệ thống và các trường thông tin cần tự bổ sung trực tiếp theo thao tác sau:
Bước 1: Chọn mẫu hợp đồng và chọn nhân viên tạo hợp đồng
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Hợp đồng > Tạo mới > Chọn mẫu hợp đồng thích hợp > Chọn nhân viên cần tạo hợp đồng > Tiếp tục
Lưu ý:
-
Các trường thông tin được thêm vào mẫu hợp đồng nhưng không có sẵn trên hệ thống sẽ được liệt kê tại màn hình này:
Bước 2: Xác nhận nhân viên cần tạo hợp đồng
Kiểm tra các nhân viên vừa chọn > [Chỉnh sửa] để chọn mức lương đúng trong các lịch sử lương đã tạo > Tiếp tục
Lưu ý:
-
Khi nhấn nút "Chỉnh sửa", tài khoản được phân quyền có thể chọn các lịch sử lương đã tạo để hiển thị đúng mức lương được đưa vào hợp đồng của nhân viên.
Bước 3: Điền thông tin không có sẵn trên hệ thống
Biểu tượng 
> Điền thông tin vào các trường dữ liệu không có sẵn trên hệ thống cho từng nhân viên > Hoàn thành
C. Quản lý tình trạng của các hợp đồng đã tạo
Tài khoản được phân quyền có thể theo dõi tình trạng các hợp đồng đã tạo bằng cách thao tác như sau:
Thứ tự thao tác:
Công ty > Tuyển dụng & Hợp đồng > Hợp đồng
Chú thích:
Khái niệm |
Giải thích |
Trạng thái |
|
|
|
Tải hợp đồng về máy |
|
|
Xóa hợp đồng |
|
|
Thiết lập vùng ký số, biểu tượng này sẽ xuất hiện trước các hợp đồng đã được nhân viên xác nhận |
Lưu ý:
-
Sau khi hợp đồng đã được nhân viên xác nhận, để thiết lập vùng ký số, tài khoản được phân quyền thao tác như sau:
Tại màn hình quản lý hợp đồng > Biểu tượng 
> Khoanh vùng phần kí số cho công ty và nhân viên > Hoàn tất
